Працівниця загубила трудову книжку: чи оформлювати дублікат, якщо є архівна довідка?
Працівниця загубила трудову книжку: чи оформлювати дублікат, якщо є архівна довідка?
До вас на роботу влаштовується нова працівниця, але замість трудової книжки вона приносить архівну довідку. За її словами, попередній роботодавець уже припинив існування. Чи обов’язково в такій ситуації оформлювати дублікат трудової книжки — розбираємось нижче.
Що подає працівник під час працевлаштування?
На сьогодні для офіційного оформлення достатньо одного з двох документів:
- трудової книжки (якщо вона є у наявності);
- або витягу з Реєстру застрахованих осіб, що містить інформацію про трудовий стаж.
Отже, якщо книжка загублена, а працівниця надала відомості з реєстру — цього достатньо для укладення трудового договору. Тобто, без дубліката можна обійтись.
Працівниця повинна оформляти дублікат трудової книжки?
Якщо працівник втратив трудову, він повинен звернутись до того роботодавця, де працював останнім. Саме він оформляє дублікат — з відповідною позначкою на першій сторінці.
Але якщо підприємство ліквідовано, потрібно спочатку підтвердити, що саме воно було останнім місцем роботи.
Які документи варто зібрати працівниці?
Працівниці слід подбати про збирання всіх доказів свого трудового стажу:
- архівні довідки з місць роботи;
- витяги з реєстру застрахованих осіб;
- інші офіційні документи, що підтверджують досвід роботи.
Це дозволить уникнути проблем з підтвердженням стажу у майбутньому, наприклад, при виході на пенсію.
Чи можна видати дублікат на новій роботі?
Чинне законодавство передбачає можливість оформлення дубліката трудової книжки за новим місцем роботи лише у виняткових випадках — якщо немає доступу до попереднього роботодавця через надзвичайні обставини або воєнні дії в регіоні.
Ситуація з ліквідованим підприємством під таку норму не підпадає. Тому новий роботодавець не зобов’язаний видавати дублікат.
Що варто знати роботодавцю?
- Оформити працівницю можна й без трудової книжки — за наявності витягу з реєстру.
- Дублікат оформлює попередній роботодавець, якщо він ще існує.
- У разі ліквідації підприємства потрібно зібрати підтвердження стажу.
Новий роботодавець не оформлює дублікат, якщо відсутні умови, визначені законом.
Oновлено 22.05.2025
Експерт технічний з промислової безпеки та аудиту стану охорони праці, поєдную професійну діагностику обладнання підвищеної небезпеки з упровадженням сучасних стандартів комплаєнсу та розбудовою прогресивної культури безпеки на українських підприємствах.
