Багато роботодавців сприймають посадові інструкції як нудну формальність. Проте українське трудове законодавство вимагає чітко окреслити, які саме завдання виконує працівник, які в нього права та відповідні зони. Це потрібно робити ще до початку виконання робіт.

Згідно із відповідним законом, до того як співробітник розпочне виконувати свої функції, роботодавець повинен ознайомити його з умовами праці, а також основними безпековими нормами. І саме цей документ дозволяє це все юридично оформити.

Навіщо потрібна вона потрібна?

Це не просто текст, це офіційний документ, що фіксує межі відповідальності працівника, перелік його функцій і повноважень. Вона допомагає уникнути непорозумінь, спірних ситуацій, трудових конфліктів, а іноді — й судових позовів.

Цей документ належить до організаційної документації (п. 3 гл. 1 розд. ІІ Правил діловодства, затверджених наказом Мін’юсту No1000/5 від 18.06.2015) та підлягає архівному зберіганню.

Згідно з Переліком типових документів (наказ Мін’юсту No578/5 від 12.04.2012), термін зберігання таких інструкцій становить:

• 5 років — для більшості працівників;

• 75 років — для наукових співробітників та тих, хто зайнятий на шкідливих або небезпечних роботах.

Посадова інструкція: Як правильно скласти

Розроблення посадової інструкції базується на Довіднику кваліфікаційних характеристик професій (наказ Мінпраці No336 від 29.12.2004). Цей документ містить опис вимог до кожної посади, але інструкцію слід адаптувати до умов конкретного підприємства.

Основні правила складання:

• Всі розділи мають бути логічними, зрозумілими, без розмитих формулювань.
• Всі обов’язки, які повинен охоплювати весь функціонал співробітника.
• Не допускається дублювання функцій, які виконуються працівниками.

У деяких випадках обов’язки можуть розподілятися між кількома співробітниками або розширюватися — за згодою обох сторін і в межах відповідної кваліфікації.

Погодження і зміни: хто, коли і як

Щойно посадова інструкція готова, її затверджує керівник або уповноважений заступник. Після цього документ обов’язково надається працівнику для ознайомлення під підпис.

Усі зміни, доповнення чи уточнення вносяться лише на підставі офіційного наказу та за згодою працівника. Це може бути необхідно, наприклад:

• при зміні назви структурного підрозділу або посади;
• у разі скорочення персоналу;
• під час оптимізації розподілу обов’язків.

Хто має посадову інструкцію, а хто — ні

На кожну посаду зі штатного розпису повинна бути складена інструкція. Окремі працівники, зокрема керуючі підприємством можуть стати винятком, якщо ці правила і норми є в статуті.

Структура посадової інструкції: що має бути всередині

Посадова інструкція складається з кількох розділів, які охоплюють усі ключові аспекти роботи працівника:

• Загальні положення — основна інформація про посаду, підпорядкованість, вимоги до кваліфікації, стажу, освіти, умови заміщення.
• Завдання та обов’язки — перелік функцій, які виконує працівник.
• Права — що може ініціювати або вимагати працівник у межах своїх повноважень.
• Відповідальність — за які дії чи бездіяльність відповідальність може бути.
• Має мати знання — перелік нормативних актів, знань, які потрібні для роботи.
• Вимоги по кваліфікації — освіта, досвід, навички.
• Як почувається на посаді — з ким працівник співпрацює, кому підпорядковується, кого заміщує.

Посадова інструкція — це не «паперова формальність», а реальний інструмент управління персоналом. Вона допомагає чітко визначити, хто за що відповідає, уникнути непорозумінь і захистити обидві сторони трудових відносин у разі конфлікту чи перевірки. Своєчасно оновлюйте інструкції, зберігайте їх відповідно до вимог законодавства — і матимете надійний щит у роботі з кадрами.

Oновлено 04.05.2025