Правила ведення та оновлення номенклатури справ у 2026 році: що говорить закон? Створення системи документації є базовим етапом роботи будь-якої нової організації, незалежно від її форми власності. Згідно із законодавством України, протягом першого року діяльності необхідно розробити номенклатуру справ та подати її на розгляд до відповідного державного архіву за місцем реєстрації.

Після того, як документ проходить процедуру погодження з експертно-перевірною комісією, він офіційно затверджується, а підрозділи отримують необхідні витяги для повсякденної роботи.

Важливо пам’ятати, що номенклатура, за якою працювали протягом року, закривається підсумковим записом про кількість фактично заведених справ. Використовувати старий документ у наступному періоді не дозволяється. Тому не пізніше грудня кожного року має бути підготовлений оновлений план на майбутній діловодний сезон. Якщо структура документів не зазнала змін, допускається уточнення та повторне роздрукування попередньої версії після її схвалення внутрішньою експертною комісією.

Правила і як діяти при виявленні порушень у строках погодження

Іноді виникають ситуації, коли з’ясовується, що терміни оновлення документів було пропущено. Якщо в організації тривалий час користувалися однією і тією ж номенклатурою без щорічного перегляду, ситуацію слід виправляти негайно. Основним правилом на 2026 рік залишається вчасна підготовка документації на майбутні періоди. Повернути час назад і легалізувати минулі роки неможливо, проте важливо налагодити правильний процес для поточної діяльності.

Іншим критичним моментом є обов’язкове перепогодження номенклатури з архівними установами. Згідно із встановленими нормами, таку процедуру потрібно проходити кожні п’ять років. Якщо цей термін уже минув, необхідно оперативно підготувати новий проект, схвалити його на засіданні власної експертної комісії та надіслати пакет документів до відповідного державного органу. Зазвичай для погодження потрібно надати чотири примірники документа разом із супровідними протоколами.

Зберігання та утилізація застарілої документації

Навіть після того, як номенклатура справ втрачає свою актуальність у поточному діловодстві, вона залишається важливою частиною архівного фонду на певний час. Згідно з вимогами нормативних актів, зведена номенклатура має зберігатися протягом п’яти років. Цей термін актуальний за умови, що вже розроблено нові документи, а описи справ за відповідні роки повністю завершені.

Коли термін зберігання таких документів закінчується і вони втрачають практичне значення, їх включають до актів про вилучення для подальшого знищення. Це стосується паперів, які не мають особливої культурної чи історичної цінності.

Такий підхід дозволяє підтримувати порядок в архівах та уникати накопичення зайвого паперового баласту, забезпечуючи ефективне керування інформаційними потоками в 2026 році.

Oновлено 11.05.2026