Як законно замінити працівника? Працівники, які працюють за трудовим договором, мають гарантоване право на оплачувану відпустку. Але з кадрової точки зору відпустка — це ще й виклик для роботодавця, адже хтось має виконувати обов’язки відсутнього співробітника. Щоб не порушити законодавство, варто знати, як грамотно оформити тимчасову заміну.

Графік відпусток: ключ до порядку

Кожен роботодавець має завчасно складати графік відпусток та дотримуватися його. Це дозволяє заздалегідь:

• попередити працівника щонайменше за два тижні до початку відпустки;
• оформити наказ про надання відпустки;
• підготувати розрахунок і вчасно виплатити відпускні;
• організувати заміщення обов’язків відсутнього співробітника.

Такі дії не лише відповідають трудовим нормам, а й зменшують ризик хаосу в роботі команди.

Як законно замінити працівника: кого і як можна залучити на період відпустки

Є кілька варіантів, як організувати роботу на період відсутності працівника:

Тимчасове сумісництво всередині компанії

Цей варіант підходить, якщо є працівник, який може виконувати додаткові функції у вільний від своєї основної роботи час. У цьому випадку з ним укладається договір за сумісництвом із чітко визначеними умовами. Це легальний і гнучкий підхід, який дозволяє уникнути найму нової людини.

Строковий договір із новим працівником

Коли внутрішнього ресурсу недостатньо, можна тимчасово найняти нового працівника. Для цього укладається строковий трудовий договір — на період, поки основний працівник перебуває у відпустці. Умови оформлення подібні до звичайного прийняття на роботу, але з обов’язковим зазначенням строковості у заяві, наказі й самому договорі.

Особливості під час воєнного стану

У період дії воєнного стану законодавство дозволяє укладати строкові договори навіть без зазначення конкретної причини відсутності основного працівника. Тобто роботодавець має більше свободи у вирішенні кадрових питань.

Заробітна плата і табелювання:

• Робочі години та зарплата обліковуються окремо для кожного виду зайнятості — чи то сумісництво, чи тимчасова заміна за строковим договором.
• Всі виплати мають бути здійснені у повному обсязі відповідно до умов договорів.

Це важливо для прозорості фінансової звітності та уникнення трудових спорів.

Oновлено 03.08.2025